Como fazer um excelente relatório de custos para frotas

relatório de custos para frotas

O relatório de custos para frotas deve contar com um número mínimo de informações relacionadas a todas as despesas envolvidas com os veículos ou máquinas e o transporte em si. Manutenções, trocas de óleo e abastecimento são elementos fundamentais a serem descritos e analisados nesse documento.

O primeiro passo para começar a elaborar a planilha é o cadastro de todos os veículos da frota com todos os seus respectivos dados. Esses podem ser identificados pela marca fabricante, o modelo, a placa e o tipo (leve, médio, semipesado e pesado, por exemplo).

Os locais de abastecimento, assim como a quantidade de combustível utilizada também são informações que precisam estar presentes. Nessa parte, também é importante informar a data, o custo total, o preço por litro e a quilometragem em que foi realizado o abastecimento.

Um bom relatório, é aquele que, a partir disso, consegue analisar as despesas de combustível, calculando o custo médio por quilômetro rodado e a média de quilometragem feita. O sistema automatizado de abastecimento de frota é, sem dúvida, um grande aliado do gestor nessa tarefa.

As trocas de óleo devem ser listadas com a quilometragem, assim como o tipo do produto que foi colocado no veículo. Com essas informações, o relatório de custos para frotas poderá ser configurado para calcular automaticamente a próxima troca.

A cada manutenção, o gestor precisa indicar não apenas a categoria de serviço que foi feito e também a oficina onde ela foi realizada – por exemplo: em tipo “pneus”; a descrição poderia ser “troca dos pneus traseiros”.

Tecnologia é aliada na elaboração de relatório de custos para frotas

Existe uma série de modelos de planilhas que podem ser utilizadas, mas, hoje em dia, o que realmente faz a diferença na hora de elaborar um excelente relatório de custos para frotas é a tecnologia.

Há alguns anos, era muito difícil manter o controle de todas as informações necessárias para elaborar essa ferramenta estratégica. Além da dificuldade, os gestores perdiam muito tempo executando a tarefa. Hoje em dia, recursos digitais e softwares tornam o trabalho muito mais simples e acessível.

Utilizar tecnologias de monitoramento de rota, como aparelhos GPS, é importantíssimo para a gestão de frotas. Desse modo, é possível encontrar os trajetos mais rápidos e identificar desvios de rotas. Contudo, quando falamos especificamente da produção do relatório de custos para frota é primordial salientar a relevância do sistema automatizado de abastecimento de frota.

Plataformas como o SAAF, tecnologia desenvolvida pela IONICS, garantem o controle total e a segurança de toda a operação e facilitam a criação do relatório, permitindo a mensuração e a análise do consumo de forma detalhada. Além de assegurar que cada gota de combustível tenha a destinação correta, o software valida monitora e registra todos os dados de abastecimento.

O Sistema de Abastecimento Automático de Frotas identifica o veículo, lê o odômetro e o horímetro, produz e envia relatórios de abastecimento diretamente para sistemas de gestão através de integração com ERPs – o que descomplexifica ainda mais o acompanhamento dessas informações.

Essas ferramentas tecnológicas vêm, portanto, apenas a somar e a simplificar o dia a dia do gestor. É preciso ter em mente que elaborar um bom relatório de custos para frota é a forma mais eficiente de se ter acesso aos dados essenciais do empreendimento e realizar o controle total de todos gastos e dos processos envolvidos na gestão de frotas. E, consequentemente, a possibilitar decisões mais acertadas para novos rumos de sucesso nos negócios.

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